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この記事をご覧になられているシステム開発受託会社の経営者・SES会社の営業責任者・IT企業のプロジェクトマネージャーさんは、自社・パートナー企業に所属するシステムエンジニア・プログラマーのアサイン管理業務をExcelで運用されてませんか？
そして、Excel以外のアサイン管理ツールを比較・検討するための情報をネットやセミナーで収集されているのではないでしょうか？
もし、
・エンジニアスキルの情報入力や更新
・案件情報の入力や更新
・要員の提案状況の管理と分析
といった現在の非効率なアサイン業務に
心の底から「メンドクサイ！」と不満を感じ
・今よりもスキル管理の時間削減をしたい
・案件管理の時間を削減したい
・社内外で打合せや分析をする時間を削減したい
と本気で感じて
アサイン管理が楽にできる魔法のようなツールをお探しな場合
この記事を読むことは、あなたにとって
今一番知りたかった情報を簡単に早く得ることができるかもしれません。
実は、以前、私もアサイン管理ツールの情報収集・比較・検討に時間がかかり、自社のアサイン管理業務の課題をピンポイント解決できるツールの選定に3か月以上をかけてしまい、Excelでのアサイン管理だけでもストレスなのに、さらにツールの比較をすることにも時間を奪われて激しいストレスを感じていた時期がありました。
今回は、私のようなメンドクサガリ屋な方の助けになればと
「こんな比較記事あったら助かったな～」
という記事を今回掲載するに至りました。
この記事では、無料で使えるアサイン管理ツールを第３者の視点で５つ紹介・比較していきます。
この機会に是非、アサイン業務の効率化を図り、業績向上の記録更新やいつも忙しく時間がないという激しいストレスから解放されてください。
アサイン管理ツール３つの比較ポイント
アサイン管理ツールの比較選定する上でポイントは３つあります。
ポイント１.自社の課題を洗い出す
自社が抱えるアサイン業務の課題を洗い出して一覧にする。
比較前に抑えるポイントは、これに尽きます。
まず自社のアサイン業務の課題を箇条書きにして洗い出し、文字として見える化しましょう。
その理由は、自社の課題を一覧にした状態で資料として見える化しただけでも、その後の情報収集や課題の優先順位の判断は容易になり、物凄く時短できます。
必ず、自社のアサイン業務の課題を箇条書きに見える化しましょう。
ポイント２.課題を解決できる機能を洗い出す
比較前に抑えるポイント①で一覧にした課題を確認しながら
課題を解決できる機能
を決めていきましょう。
例えば、自社の課題が
「スキル管理工数が月40時間/管理者１名あたり発生し、50％削減すること」
だとします。
このギャップ原因(スキル管理工数内訳)を洗い出し、具体的な課題が
「担当営業ごとにスキル管理が属人化し状況共有に工数が増加」
という具体的な課題だとした場合、
解決できる機能は「クラウドのスキル管理」
になりますので、ツール選定時の必須条件は「クラウド」になります。
以上のような原因(スキル管理工数内訳)を洗い出して、課題解決できる機能を書き出します。
ポイント３.最重要課題を決める
比較前に抑えるポイント1と2を見ながら
課題の優先順位を「見える化」する
これが比較のポイント３つ目です。
情報過多となり検討期間が過ぎ、結局何も導入せず、今までと変わらないストレスフルな毎日から、一瞬でおさらばするために、
「最重要な業務の課題」
を可能な範囲で可視化(見える化)しましょう。
その後、自社の課題を解決できる機能を
どの企業が提供しているアサイン管理ツールが備えているのか？
課題・求める機能の優先順位を前提に比較検討することをお勧めします。
アサイン業務６つの課題
IT企業・SES企業は、自社のアサイン業務で以下のような課題を抱えているケースが非常に多い印象があります。
参考までに、あなたにも当てはまる課題があるのか、ご確認ください。
課題1.Excel文化が変えられない
現在まで、
・経歴書
・稼働状況
・要員計画表
・案件情報
をExcelで管理されている場合、Excel出力ができるツール選定をお勧めします。
pdfやcsv出力できるツールはありますが、Excel出力できるのは、
の2つだけです。
今までExcelで職務経歴書の更新を運用してこられた企業は、pdfやcsvでしか出力できないツールを導入しますと運用工数が増えてイライラすると思いますのでお気を付けください。
課題2.業務の属人化
SESやIT企業で案件と要員のスキルマッチングにかかる営業間の情報共有工数を削減したいという、業務の属人化課題を抱えられている企業が非常に多い気がしています。
この場合、求める機能要件は
「クラウド版(モバイル・スマホ対応)」ですね。
Excelは、スマホではさすがに操作性が悪すぎます。
そして、エンジニアの経歴書を更新しても全員に共有し忘れていたり、担当営業マンやエンジニア本人しか経歴書の更新を実施したことを知らない…なんてこともよく聞きます。
課題3.スキル管理が細かい
SES企業のよくある課題として、取引先や抱えている社員、パートナー企業のエンジニアの数が多くなり、管理するスキル項目が非常に多くなる場合が多々あります。
この場合、アサイン管理ツールに求める機能は
自由なカスタマイズ対応が可能なツールとなります。
自由なカスタマイズが可能なツールは
になります。
課題4.導入のハードルが高い
ツールを導入初期は操作を覚えたり、社員へ使い方を周知徹底する必要があります。
あまりに導入ハードルが高く、挫折してせっかく時間とお金をかけて導入したのに解約され、元の状態に戻る企業も多数います。
ちなみに、私も経験があります。
この場合、サポート＆コンサルティング対応を導入初期・定期的に実施していただける企業を選択されることをお勧めします。
サポート対応可能な企業は
になります。
課題5.セキュリティ
セキュリティに関する課題はどの企業も抱えられています。
この場合、求める要件は
「セキュリティ機能、アクセス制御、機密情報の漏洩や不正アクセスリスクを抑えてきた実績」
となりますので、しっかりチェックされてください。
ISO9001など第三者専門機関の認証を受けていることや受賞実績などで判断されることをお勧めします。
課題6.待機者続出
SES企業やIT企業は、案件と要員の調整(スキルマッチング)がうまくいかず、待機者がでることがよくあります。
この場合、求める機能は
「スキル管理・更新とアサイン状況のリアルタイム反映・通知機能」ですね。
リアルタイム通知機能があるツールは以下の3つです。
よくある課題まとめ
・自社のアサイン管理業務の課題
・自社の課題を解決する機能
・自社が解決したい課題の優先順位
を書き出した後に、これからお届けする5つのアサイン管理ツールをご確認いただくと
自社のアサイン課題を解決するのにピッタリなアサイン管理ツールを即判断
できると思いますので、この機会にさっそく実施されてみてください。
５つのアサイン管理ツールを比較
それでは、アサイン管理ツールを５つ比較していきます。
まずは、全体の比較図からご確認いただき、その後、各ツールについて補足の説明を添えていきます。
あなたの「課題を解決できる機能があるツールを見極めて」1つに絞りましょう。
この比較表は、あくまで第三者的立場にある私の見解です。
くれぐれも鵜呑みされないでください。
詳細は、あなたの課題と求める機能、優先順位を可能な範囲でチェックシートにまとめて、各社へお問い合わせしましょう。
あなたの要件が満たせるアサイン管理ツールを、確実に早く選定され、即導入し、1日も早く運用を開始すると、楽になる日が早くやってくると思います。
５つのアサイン管理ツールを解説
先程、比較した５つのアサイン管理・スキル管理ツールに関して補足の説明をいたします。
オススメ１.fapi(ファピー)
システム開発・SES・ITコンサル企業にオススメのアサイン管理ツールは、fapiだと感じています。
理由は、システム開発・SES・ITコンサル企業の業務上必要な機能が以下の3つだと個人的に感じており、fapiには以下の3つの機能が備わっているからとなります。
１．スキル管理
２．アサイン管理
３．Excel出力機能
という3つの機能は、システム開発・SES・ITコンサル企業にとって絶対に外せない機能要件になるはずです。
3つの内いずれかが備わってない場合、逆に業務効率が悪くなる可能性があるのでは？と感じています。
さらに、fapiはあなたの課題・求める機能に合わせて自由に設定することも可能なため、システム開発・SES・ITコンサル企業にはオススメです。
株式会社FDC社は、ISO9001認証取得やクラウドアワード2021受賞、グッドデザイン賞の受賞をしており、お取引先も大手が多く、導入支援の経験やITの専門性も高いことから、導入から運用までサポート体制もしっかりしていただけそうで安心感があります。
詳細は、株式会社FDC社のfapi製品紹介ページをご確認ください。
オススメ2.ようかん
エンジニアや営業の人数が少ないSES企業向けに特化したアサイン管理ツールは、「ようかん」かもしれません。
理由は、要員管理と請求業務に特化しているから、となります。
要員管理と請求業務がスムーズに行える機能は
・従業員が50名以下の規模が小さいSES企業
・社長兼営業、営業兼総務、PM兼事務
から求められる機能ではないでしょうか？
逆に、小さな企業が請求業務効率化できなかったら、悲惨です。
経営者や営業が事務処理・請求業務を兼任で行っている小さい企業は多いです。
導入費用が安いのは小さい規模の企業にとって魅力的です。
詳細は、株式会社エス・ジーのようかん紹介ページをご確認ください。
オススメ3.Co-Assign
Co-Assignは、fapiやようかんと似ていますが、ネット上に製品の機能やサポートに関する情報量が少しだけ少ないと感じましたので、直接お問い合わせされることをオススメします。
私が調査した範囲では、アサイン管理機能だけに特化しており、web制作企業・webマーケティング企業にオススメかもしれません。
恐らくですが、エンジニアのスキル管理する機能が備わっていない可能性が高いです。
アイリッジ社は、様々なアサイン管理に関するお役立ち情報をナッレジブログとして発信されたり、オンラインセミナー開催やお役立ち資料ダウンロードもできるようになっています。
詳細は、株式会社アイリッジのCo-Assign製品紹介ページをご確認ください。
オススメ４.カオナビ
カオナビは、アサイン管理・スキル管理機能はありませんが、
メーカー・商社・金融機関など人事評価を担当する人事部門向けのツールになるかもしれません。
スキル管理などで検索して調査しようとするとカオナビがよくオススメにでてきましたので調査しましたが、ツール比較表を見ていただければ、お判りいただけたのではないでしょうか？
人事評価ツールとしては認知度が高く、実績もあります。
メーカー・商社・金融機関の人事部門にとっては、導入しやすく、運用もしやすいと感じています。
詳細は、カオナビ社の製品紹介ページでご確認ください。
オススメ５.スキルノート
製造業・建設業の力量管理・教育部門向けにはスキルノートがオススメです。
アサイン管理機能がない可能性が高いです。
ただし、教育部門の管理者にとってアサイン管理機能は不要なはずです。
あくまで社員の力量評価業務の効率化ができるかどうかが比較・検討のポイントだと思います。
詳細は、スキルノート社の製品紹介ページをご確認ください。
スキルノート資料ダウンロードページはこちらです。
５つのツール解説まとめ
いかがでしたでしょうか？
以上が、５つのアサイン管理ツールの解説になります。
fapiは、スキル管理機能・アサイン管理機能があり、エクセル出力できるので、頻繁にExcelを使用していて、社員数も多めなスキル管理とアサイン管理の２つの業務を同時に効率化したいシステム開発受託会社・SESE会社・ITコンサル企業向けのツールになるかもしれません。
ようかんは、請求管理・スキル管理機能があり、pdf出力できるので、請求業務を効率化したい社員数の少ないSES企業の経営者・営業マン・PMが兼務で事務処理をしている企業向けのツールになるかもせれません。
Co-Assignは、アサイン管理機能があり、csV出力できるので、案件ごとに要員を計画的に配置したいWeb制作・Webマーケティング企業向けのアサイン業務効率化ツールになるかもしれませんが、スキル管理機能は備わっていない可能性が高いです。
カオナビは、人事評価機能があり、csv出力できるので、人材管理業務を効率化したいメーカー・商社・金融機関の人事部門向けのツールになるかもしれません。
スキルノートは、スキル管理機能があり、エクセル出力できるので、製造業・建設業で社員教育・人材育成計画業務の効率化ツールになるかもしれません。
このように５つのツールは、それぞれ強みが違いますので、あなたの課題を解決できる機能があるツールをある程度把握し選定されてから、お問い合わせされることをオススメします。
注意点
アサイン管理ツールとは
エンジニアのスキルを管理してエンジニアを案件に配属し、エンジニアの稼働率を上げる
「アサイン業務を最適化」
するIT業界管理職のためツール、と言われています。
アサイン管理ツールと似ているツールの１つに、営業部門が売上を増加させるために営業業務を効率化（システム化・仕組み化）する営業支援ツールがあります。
営業支援ツールとアサイン管理ツールは、全く違います。
※IT業界の管理職の方は、営業支援ツール導入しないようにお気を付けください。
CRM(顧客管理)、MA(集客自動化)、プロジェクト管理ツールとも似ているため、よく間違えて認識している方もいらっしゃいます。
これらのツールとアサイン管理ツールの違いについてはまたの機会に別の記事でお伝えします
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回お伝えしたことをまとめます。
・比較前に抑える３つのポイント
・アサイン業務あるある６つの課題
・５つのアサイン管理ツールの解説
・注意点
についてお知らせしました。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
福岡出身。大学中退後、ブラック企業3社で9年間営業後にIT業界の営業へ進路変更。web集客で営業成績UP。昔の自分のような方向けにweb集客支援中。趣味はフットサルメンバーの集客